Klokkenluidersregeling

Waarom?

Dit meldkanaal voor klokkenluiders wordt u aangeboden zoals bedoeld in de Richtlijn (EU) 2019/1397 van 23 oktober 2019 ter bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden (Klokkenluidersrichtlijn).
Als klokkenluider in een werk gerelateerde context kan u via dit meldkanaal op een veilige, vertrouwelijke en zelfs anonieme wijze een melding maken zonder vrees voor represailles.

AZ Sint-Blasius voorziet dit intern meldkanaal en behandelt dergelijke meldingen op ernstige en integere wijze binnen de voorgeschreven termijn. De procedure voor de interne melding en opvolging ervan, is opgezet na overleg en in samenspraak met de sociale partners.

Wie kan melden?  (toepassingsgebied)

Een “melder” is elkeen die bij AZ Sint-Blasius werkzaam is of is geweest of werkzaamheden heeft verricht in welke hoedanigheid dan ook: werknemer, zelfstandige, interim of consultant, bestuurder, leidinggevende, maar ook vrijwilligers en bezoldigde of onbezoldigde stagiairs en eenieder die werkt onder toezicht en leiding van aannemers, onderaannemers en leveranciers van AZ Sint-Blasius.

Melders wiens werkrelatie nog moet aanvangen, ingeval informatie over inbreuken is verkregen tijdens de wervingsprocedure of andere precontractuele onderhandelingen, kunnen ook beroep doen op deze meldprocedure.

Elke melder moet te goeder trouw optreden. Opzettelijk valse informatie melden of openbaar maken wordt op grond van het strafwetboek bestraft.

Wat kan je melden?

Alle informatie over feitelijke of mogelijke inbreuken die hebben plaatsgevonden of zeer waarschijnlijk zullen plaatsvinden binnen de organisatie waarvan de melder kennis heeft binnen de werkgerelateerde context en die hij wil onthullen. Tot die informatie horen ook redelijke vermoedens.

Het betreft hierbij meldingen van inbreuken die betrekking hebben op het Unierecht inzake:

  • overheidsopdrachten
  • financiële diensten
  • producten en markten
  • witwas en terrorismefinanciering
  • productveiligheid en productconformiteit
  • veiligheid van het vervoer
  • milieubescherming
  • stralingsbescherming en nucleaire veiligheid
  • dierenwelzijn
  • volksgezondheid
  • consumentenbescherming
  • bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens
  • beveiliging van netwerk -en informatiesystemen
  • belastingfraude en -ontduiking

Hoe kan je melden?

Meldingen kunnen zowel schriftelijk als mondeling worden gedaan, in alle vertrouwen en zonder sancties voor de melder. Ook anonieme meldingen worden met ernst opgevolgd. Bij niet anonieme melding wordt een vertrouwelijk behandeling gewaarborgd.

Waar kan je melden? (het intern meldkanaal)

We raden sterk aan eerst dit meldkanaal te gebruiken vóór beroep te doen op de mogelijkheden die de overheid voorziet.

De meldingen kunnen overgemaakt worden aan het meldkanaal:

  • klokkenluiders@azsintblasius.be
  • vertrouwenspersoon klokkenluiders: 052 25 24 04
    tijdens kantooruren tussen 9u00 en 16u00
    Kroonveldlaan 50  9200 Dendermonde
    aanmelden balie 4de verdieping

vertrouwenspersoon klokkenluiders:

  • Brenda Droesbeke
  • Ina Van Haver

Meldingen kunnen gedaan worden via:

  • telefoon
  • brief
  • mail
  • een gesprek

De meldingen worden zo concreet mogelijk omschreven: wie, wat, waar, wanneer met eventueel bijlagen of ondersteunende informatie.
Meldingen worden steeds vertrouwelijk of anoniem (naar keuze van de melder) behandeld en opgenomen in het vertrouwelijk meldingsregister.
De vertrouwenspersoon klokkenluiders wijst de melding toe aan een onpartijdige functie die de melding actief opvolgt. Zij controleren de juistheid van de in de melding gedane beweringen en gaan na of zij de gemelde inbreuk kunnen aanpakken, onder meer via maatregelen zoals: een intern vooronderzoek, een onderzoek, vervolging, een terugvordering van middelen of het beëindigen van de procedure.

De overheid voorziet ook in een extern meldkanaal, m.n. de federale ombudsman. Ook daar kan je terecht met een melding.

Termijnen voor feedback op je melding?

Je ontvangt een automatische bevestiging van je melding binnen 7 dagen na de melding.
Daarbij wordt een onpartijdige functie aangeduid die bevoegd is voor de opvolging van de melding en die de communicatie met jou zal onderhouden. Hij of zij zal zo nodig bijkomende informatie opvragen maar ook feedback geven. Deze feedback volgt maximum 3 maanden na de ontvangstmelding en kan 1 keer met nog eens 3 maanden verlengd worden.

Welke bescherming geniet je?

Het meldkanaal en de opvolging van de melding zijn zo georganiseerd dat de veiligheid maximaal wordt gegarandeerd en de vertrouwelijkheid en geheimhouding worden beschermd van de identiteit van de melder, de melding en eventueel genoemde derden.
Als melder geniet je onmiddellijk van een beschermd statuut als klokkenluider tegen mogelijke represailles. Bij anonieme melding zal je bescherming genieten als je wordt geïdentificeerd.
Je wordt daarbij begeleid door de onpartijdige functie die contact opneemt met HR.

Het houdt ook in dat az Sint-Blasius moet aantonen dat het handelen of het niet-handelen niet in verband staat met de melding.
De personen die een actieve ondersteuning geven aan de melder tijdens de meldprocedure (vb. een collega of een lid van een werknemersorganisatie) of familieleden van de melder genieten van dezelfde bescherming.

Elke verwerking van de melding gebeurt in overeenstemming met de GDPR. Niet gemachtigde personen hebben geen toegang tot de gegevens.
Het register van elke ontvangen melding beantwoordt aan de geheimhoudingsvereisten en meldingen worden niet langer opgeslagen dan noodzakelijk en evenredig is voor het onderzoek en de remediering van de melding.

Indien je vraagt om een gesprek, kan hiervan, met jou toestemming, een verslag worden gemaakt dat je kan controleren, corrigeren en tekenen.

Welke verantwoordelijkheid heeft de “meldingsdienst/meldkanaal”?

Vertrouwen is de kernwaarde. Om dit te verzekeren, zijn alle leden van de meldingsdienst gebonden door een bijzondere geheimhouding in het belang van de melder.
De meldingsdienst zal meldingen kunnen toetsen en volledig vertrouwelijk en maximaal geanonimiseerd, onderzoeken binnen een redelijke termijn. De dienst is ook verplicht daarover te communiceren met de melder.
De meldingsdienst kan evenwel een herbestemming van de melding voorstellen aan de melder zodat de melding het juiste traject kan volgen. De melder is niet verplicht dit voorstel te aanvaarden.
De meldingsdienst stelt éénmaal per jaar een jaarverslag op over de werking dat ter validatie wordt voorgelegd aan de Raad van Bestuur. De directieraad ontvangt dit jaarverslag ter informatie.